Politap Menuju Paperless

Politeknik Negeri Ketapang kembali meluncurkan modul layanan SiMantan sebagai bagian dari Sistem Informasi Manajemen Terpadu (SIMADU) POLITAP, Jumat 15 Mei 2020 jam 9.30 sampai dengan 11.00 WIB melalui Vicon. SiMantan merupakan modul Sistem Informasi Manajemen Persuratan yaitu layanan aplikasi dalam rangka pengusulan Surat Keputusan, Surat Tugas, Surat Edaran dan naskah dinas lainnya. Acara ini diikuti oleh Para Wakil Direktur, Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan, Koordinator Prodi, Kepala Pusat, Kepala UPT/LSP, Kepala Bagian, Kepala subbagian dan para operator.  Acara dibuka oleh Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Sistem Informasi Epriyandi, yang dilanjutkan dengan praktek implementasi langsung penerapan SiMantan.

Epriyandi dalam dalam sambutannya mengatakan bahwa SiMantan merupakan salah modul Sistem Informasi Manajemen Terpadu Politap yang menjamin usulan persuratan lebih cepat, terukur dan pasti. Hal ini untuk mengantisipasi permasalahan yang timbul dalam pengusulan persuratan misalnya surat yang dikirim lama diproses, susah dimonitor rekam jejak surat usulan dan bahkan surat usulan hilang, dengan SiMantan semuanya dijamin cepat, terukur dan pasti.

Tim Pengembang Teknologi Informasi Politap Eka Wahyudi dan Muhammad Razi yang bertindak sebagai narasumber dalam bimbingan teknis ini mengatakan bahwa SiMantan ini sudah dimulai sejak tanggal 12 Mei 2020 sehingga para peserta diharapkan lebih memahami dalam pelaksanaannya. Eka menjelaskan mekanisme SiMantan yaitu :

1. Unit unit kerja melalui akunnya masing-masing dapat mengakses :  politap.ac.id
2. Unggah surat usulan yang ditandatanganI Kepala Unit Kerja disertai dokumen pendukung yang diperlukan
3. Tata Usaha melakukan verifikasi surat usulan
4. Sekretaris Direktur melakuan verifikasi surat usulan
5. Wakil Direktur melakukan validasi surat usulan,
6. Direktur menandatangani naskah dinas secara digital,
7. Unduh usulan naskah dinas oleh unit kerja
8. Unit kerja bisa memonitor, timeline rkam jejak surat usulan secara online

Direktur Politeknik Negeri Ketapang yang menutup kegiatan menyatakan bahwa penerapan sistem informasi dalam berbagai layanan merupakan bagian dari reformasi birokrasi dan dalam rangka Politap menuju Paperless, pihaknya akan terus memberdaayakan potensi sumber daya manusia Politap sehingga seluruh layanan pada tahun 2020 ini sudah dilakukan secara digital. Endang menyatakan berdasarkan hasil identifikasi pihaknya terdapat 47 aplikasi layanan yang digunakan di Politeknik Negeri Ketapang. Kalau diidentifikasi menurut Endang terdapat 21 aplikasi yang disiapkan oleh Kementerian baik dari Kemendikbud, Kemenkeu dan BKN yang saat ini sudah digunakan. Sedangkan sisanya 26 Aplikasi disiapkan oleh Politap baik melalui kerjasama dengan pihak ekstern maupun disiapkan oleh intern Politap. Dari 26 Aplikasi tersebut 18 aplikasi sudah dijalankan dan 10 aplikasi sedang dalam pengerjaan.